Alle blog artikles door

VO Europe, een continent apart op de planeet VO door Xavier Vincent

13 december 2019
IMG_0847
48787190368_04742ae3a8_k
IMG_20191004_122641

VO Europe heeft zijn neus veeleer in de aanbestedingen van de Commissie dan in de sterren van de Europese vlag. Zijn missie: contracten en communicatieopdrachten van de Europese instellingen binnenhalen, met de operationele ondersteuning van de andere VO-entiteiten om ze te realiseren.

VO Europe is een continent apart op de planeet VO, door zijn doel, zijn werkwijze en de profielen van de 18 personen die er deel van uitmaken. De projectmanagers zijn vóór alles overtuigd van de Europese ontwikkeling. De instellingen zijn hun specialisme, waaronder de relatie met Europese ambtenaren. Opdrachten worden verworven na intensief op de inhoud te werken, zowel op administratief als strategisch niveau. Als de opdracht eenmaal binnen is, begint het werk pas, want de werking van de instellingen is complex en het is noodzakelijk om de ambtsgebieden, de werking en de strikte intellectuele en theoretische benaderingen onder de knie te krijgen. VO Europe kent de complexe gebruikshandleiding en vooral de 4 principes die je moet beheersen.

 

Geduld en flexibiliteit

Samenwerken met de Europese institutionele sector is een race met hindernissen. Het eerste obstakel is dat je enkel op overheidsopdrachten kan reageren via een drieledig dossier: een ‘administratief’ deel om aan te tonen dat de gegadigde over de juridische, financiële en technische vaardigheden beschikt om het beoogde project uit te voeren, een ‘methodologisch’ deel om uit te leggen hoe VO Europe het project wil uitvoeren en tot slot een ‘prijs’-component om de budgettaire efficiëntie te beoordelen.

Zelfs met het contract in de hand gaat de race door ... De contactpersoon is zelden een besluitvormer en een cascade van andere belanghebbenden kan de genomen beslissingen beïnvloeden. Als het ene niveau ‘ja’ tegen je zegt, kan een ander niveau ‘nee’ zeggen, zelfs tijdens de uitvoering van het project. Je moet flexibel zijn, anticiperen en in staat zijn om oplossingen te vinden. Daarbij moet je wel binnen het budget blijven, want dat verandert niet.

 

Theorie verzoenen met de uitvoering

Voor de uitvoering van Europese projecten kan VO Europe een beroep doen op de andere VO-entiteiten. VO Event voor de vertaling naar een evenementenconcept, SIGN voor de grafische vormgeving, VOICE voor de digitale communicatie, SENSE voor de inhoud en structurering ... Met als extra moeilijkheid dat tussen de strikte verzoeken van de Europese ambtenaren en de realiteit en behoeften van de agentschappen, de communicatie soms ‘vastloopt’. VO Europe speelt dan de rol van vertaler, het koppelteken dat ervoor zorgt dat de twee werelden elkaar begrijpen.

 

Vaardigheden samenvoegen en voortdurend ideeën spuien

VO Europe reageert op een tiental aanbestedingen per jaar, maar beheert jaarlijks tussen de 50 en 80 projecten (waarvan sommige terugkerende) – het resultaat van contracten over meerdere jaren. Met andere woorden, de creativiteit mag niet stilstaan.

Twee geslaagde voorbeelden?

 

  • De recente ‘Research and Innovation Days’ in september 2019, een soort ‘Davos van het onderzoek’. Een succes waar de hele Commissie nog steeds over praat. VO Europe en VO Event sloegen voor dit bijzondere evenement de handen in elkaar. VO Europe nam de leiding en samen gaven ze het concept van een Europese conferentie een volledig nieuwe invulling. VO Europe werkte met de Commissie samen om een conferentie-inhoud buiten de klassieke kaders te ontwikkelen: speciale co-designsessies, speciale tentoonstellingen, uitgebreide ruimtes om te netwerken ... Daardoor konden de deelnemers actief en in real time bijdragen aan de productie van content, terwijl VO Event een gedurfd evenementenconcept ontwikkelde, een concrete vertaling van de inhoud, op een plek die co-creatie op alle mogelijke manieren stimuleerde.

 

  • Het project ‘Escape Room’, dat in een tiental landen is opgezet voor DG Justitie rond het thema consumentenbescherming. Een model om de burgers bewust te maken van de rechten van de consument door middel van een leuk spel. Samen met VO Event voor de productie en met SIGN voor de graphics ontwikkelde VO Europe een Escape Room, geïnspireerd op het universum van Aleksandra Kingo. Daarbij werd met contrasterende felle kleuren een bijzondere en gemakkelijk herkenbare sfeer gecreëerd. Aan de hand van vier verschillende spellen konden de deelnemers zich thema’s als productveiligheid of reisarrangementen eigen maken … Het ontwerp van de Escape Room prikkelde de betrokkenheid en nieuwsgierigheid van de deelnemers met een groot mysterie. Het resultaat was een unieke ervaring die hen spelenderwijs informatie bijbracht over het onderwerp, verder uitgediept door de aanwezige experts.

 

Meer blog artikels

  • Inhoud: een essentieel onderdeel in de beleving van een evenement

    Code
  • Showreel 2019

    News
  • VO en SIGN, samenwerking op grafisch vlak

    News