De lente en de eerste weken van september na het zomerverlof zijn elk jaar opnieuw twee drukke periodes als het op incentives aankomt bij VO. Soms zijn er dat wel zeven in één maand, dus dat is best heftig. Arnout werkt in het incentive-team bij VO Event en deelt zijn tips om deze hordes met glans te overwinnen.
September 2019 was een intense maand voor het incentive-team en dus ook voor Arnout, de jonge collega die nu bijna twee jaar aan de slag is bij VO Event. In één maand tijd stonden er maar liefst zeven nationale en internationale events op het menu! Vier daarvan mocht Arnout in zijn eentje beheren:
- een weekend Rotterdam met een conceptueel thema voor een leasingmaatschappij, met uitdagingen op maat in het stadscentrum, gevolgd door een diner met als thema 'Peaky Blinders' op een historische boot. Die boot ligt nu permanent aangemeerd en werd ingericht als hotel, waar de deelnemers ook de nacht doorbrachten;
- een driedaags seminarie in Marche-en-Famenne met teambuildingactiviteiten voor de werknemers van een farmaceutisch bedrijf;
- een incentive gecombineerd met een teambuilding in Gent voor een consultancy bedrijf, met een slotevent in een historisch gebouw in de stad;
- een Family Day voor een interim -en selectiebedrijf in de buurt van Brussel. Die familiedag vond plaats in een op maat gemaakt pretpark dat speciaal voor de jonge gezinnen werd ingericht met tal van opblaasbare attracties.
De ene uitdaging na de andere dus. En dat vraagt om uithoudingsvermogen, discipline én enkele regels ...
Focus op de prioriteiten
Elke dag opnieuw, zowel de voorbereiding als de uitvoering van verschillende evenementen na elkaar op zich nemen, dat is een kwestie van organisatie, inzicht en wilskracht. Leve to-dolijstjes dus! Nog een tip: deel je dag op in halve dagen. In de voormiddag werk je aan het dichtstbijzijnde evenement op de kalender, in de namiddag aan de andere evenementen die je aan het voorbereiden bent. Zorg er daarbij voor dat je goed je prioriteiten stelt en voor jezelf kunt uitmaken of je wel of niet op mails en telefoontjes ingaat.
Twee soorten pauze
Een eerste pauze dient om wat afstand te nemen en zo te kijken hoever je staat en het overzicht te bewaren. Daarnaast las je een pauze in om je te ontspannen en de batterijen weer op te laden. Wat dacht je bijvoorbeeld van een partijtje tafeltennis, een wandeling of een koffiemoment?
Werkdag afgelopen = deconnecteren
Schakel je gsm en pc uit zodra je thuis bent en doe iets helemaal anders: Arnout leest bijvoorbeeld een boek, kijkt naar een serie of maakt een fietstochtje. Deconnecteren is belangrijk om je te herbronnen. Het ene project na het andere voorbereiden is als de voorbereiding op een marathon die tonnen energie opslorpt. Zonder breaks hou je het niet vol.
Voor elk probleem een oplossing
Panikeer dus nooit. Zorg er daarom ook voor dat je het vertrouwen van de klant wint. Zo kun je altijd rekenen op zijn begrip en relativeringsvermogen als er zich toch een probleem zou voordoen. Zit je met een echt zware tegenslag, twijfels of een uitzichtloze situatie bij een bepaald project? Aarzel dan zeker niet om raad te vragen aan je rechtstreekse collega's.
Het incentive-team bij VO Event organiseert jaarlijks een twintigtal incentives voor verschillende bedrijven. Deze tips komen telkens opnieuw van pas!
