VO Event maakt voortaan gebruik van een reportingtool om de duurzaamheid van de evenementen die we organiseren te verbeteren. En om zo onze klanten, dienstverleners, maar ook onze teams te sensibiliseren en aan te zetten om hun maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen.
Wie in de eventwereld actief is, moet vandaag de kwaliteit van zijn events helpen verbeteren, rekening houdend met maatschappelijke en milieuvraagstukken. Daarom werkt VO sinds een jaar aan een MVO-reportingtool (geïnspireerd op de principes van de ISO 20121-norm) om de ‘duurzame’ inspanningen van elk van onze events te evalueren. En om er regelmatig lessen uit te trekken om zo te evolueren in de richting van een dienstenaanbod dat meer verantwoord is ten opzichte van de maatschappelijke kwesties.
Hoe werkt deze reportingtool?
Na de organisatie van het event wordt er een vragenlijst gestuurd naar de leveranciers en dienstverleners. Die vragen gaan over alle aspecten die eigen zijn aan een evenement: communicatie, catering, logistiek, locatie, mobiliteit, ... Aan de hand van de antwoorden krijgen we een beeld van de impact en het engagement van iedereen - ook dat van onze teams - op ethisch, economisch, maatschappelijk, burgerlijk en duurzaam vlak.
Al die gegevens worden vervolgens samengebracht door een platform dat ontwikkeld werd door Sense, een partner van VO Group.
Die informatieverzameling is heel zinvol, en wel om 4 redenen:
De verantwoordelijkheidszin van onze eigen teams stimuleren
Reporting is de ideale trigger om intern reflexen te creëren over hoe we het beter kunnen doen als het op MVO aankomt. Het zorgt ervoor dat iedereen zich de juiste vragen gaat stellen, zich gaat afvragen wat hij of zij wel of juist niet gedaan heeft, gaat nadenken over wat er beter zou kunnen, welke leveranciers de voorkeur zouden moeten krijgen, ... Als we over al deze gegevens beschikken voor alle evenementen, kunnen we ze gaan vergelijken en moderniseren en kunnen we onze tips verbeteren om de events van morgen binnen te halen.
Het ‘verantwoorde’ profiel van een leverancier schetsen
Om hem aan te zetten zijn dienstenaanbod voortdurend te laten evolueren. Een leverancier onze vragenlijst laten inkijken, werkt vaak als een stimulans. Een bureau als het onze mag nu eenmaal deze invloed uitoefenen op zijn dienstverleners om hen op weg te helpen in de richting van een circulaire, lokale en duurzame economie.
Het profiel van een evenement in kaart brengen
De koppeling van gegevens - waarvan sommige gecodeerd zijn - die we verzameld hebben bij de leveranciers schetst een ‘portret’ van het event in de vorm van een eindrapport (globaal gequoteerd) dat bestemd is voor de klant. Dat document kan vervolgens als leidraad dienen om terugkerende evenementen te verbeteren, maar ook als referentiemodel bij de uitwerking van nieuwe events. Meer nog, elke klant kan het ‘rapport’ van zijn evenement gebruiken om aan te tonen dat hij een ‘goede leerling’ is wat maatschappelijke verantwoordelijkheid betreft. Sommige bedrijven (met meer dan 500 werknemers) zijn bovendien verplicht om elk jaar een extra financieel rapport voor te leggen met vermelding van de duurzame aspecten van hun activiteiten.
Klanten bewustmaken
Onze klanten die aandacht hebben voor het ‘duurzame’ aspect van hun events zijn voorlopig nog schaars. Met onze reportingtool hopen we hen meer bewust te maken. We willen daarin nog een stap verder gaan en hen systematisch een luik over MVO voorstellen in onze aanbevelingen alsook oplossingen voor meer verantwoorde evenementen.
Deze dienst aanbieden, is voor ons nog een manier om de codes te breken van de eventorganisatie. Maar ook om ons te positioneren als een verantwoorde speler en onze verantwoordelijkheid op te nemen in de strijd tegen verspilling, vervuiling, ... Zowel klanten, leveranciers als de VO-teams zullen baat hebben bij en groeien dankzij het adequate gebruik van deze MVO-reportingtool. De tool zit tot eind 2018 in testfase en zal in januari 2019 volledig operationeel zijn.
