Met ieder evenement zijn risico’s en onvoorziene omstandigheden verbonden. Kleine zandkorreltjes die alles kunnen verpesten. Behalve met de juiste reflexen en als je met name het weer, de locatie en de techniek goed in de gaten houdt.
Zover de projectleider weet, heeft VO Event nog nooit een evenement moeten annuleren, op die ene keer na en dat was omwille van niet minder dan de nationale veiligheid. Hoe dat komt? Omdat we voor ieder probleem een oplossing hebben klaarstaan. Wie wil voorbereid zijn op letterlijk iedere situatie, moet 4 essentiële reflexen aanleren:
- steunen op de vakkennis, ervaring en het engagement van je teams;
- het hoofd in alle omstandigheden koel en je zenuwen onder controle houden;
- anticiperen en je aanpassen;
- je laten omringen door vertrouwde leveranciers en dienstverleners.
Als je een situatie op de vooravond of op de dag zelf van een evenement moet rechttrekken, moet je doordacht, nauwkeurig en georganiseerd te werk gaan met als voornaamste doelstelling: het concept en het verloop van het evenement koste wat het kost vrijwaren. Spelbrekers zijn vaak dezelfde: het weer, de locatie en gebrekkig materiaal.
Op het weer heb je geen vat
Het weer is vijand nummer één van ieder evenement, en een factor waarop geen enkele eventorganisator ooit vat heeft. Je moet dus anticiperen op alle mogelijke gevolgen om problemen te vermijden of op zijn minst zo klein mogelijk te houden.
VO heeft regelmatig te kampen met tegenzittende weersomstandigheden. Zoals die keer toen Walibi de dag voor een groot evenement met 3000 mensen plots helemaal onder water stond. Of toen 800 genodigden twee uur vertraging hadden voor een feest van Tractebel in Tours & Taxis omdat hevige sneeuwval heel Brussel had platgelegd. En onlangs, toen Levi’s in de tuinen van Warner Music in Parijs een defilé hield en er in recordtijd een dienstverlener/leverancier moest worden gezocht die afdekzeilen op maat kon maken om de catwalk én de toeschouwers te beschermen tegen de regen die veel heviger was dan aangekondigd.
Regel nummer 1 is dan ook: voorzie altijd van tevoren een plan B voor als het weer tegenzit, zodat je evenement toch in alle rust kan beginnen. Uiteraard kan het altijd eens gebeuren dat een onverwachte tornado plots al je nadarhekken onder aan de citadel van Namen wegblaast, zoals bij de viering van 20 jaar Ecolo. Wat je dan doet? Ze terug rechtzetten... in de gietende regen!
De locatie en alle verrassingen die daarbij horen
De creativiteit van VO blijkt met name uit zijn kunst om voor zijn evenementen locaties te vinden die totaal nieuw, atypisch en nooit gezien zijn. Die originele keuze brengt uiteraard meer risico’s met zich mee dan een traditionele evenementenzaal.
Zo wordt er nu nog steeds gesproken over het voormalige slachthuis van Berlijn, dat VO enkele jaren geleden uitkoos als locatie voor een evenement van Levi’s. De avond voor het evenement bleken de toegangspoorten tot de gebouwen helemaal dichtgemetseld te zijn. De teams van VO hadden geen andere keuze dan zelf metalen staven en breekhamers ter hand te nemen om zich letterlijk een weg naar binnen te hakken. Eens binnen konden ze meteen aan de slag om in de gietende regen de gaten in het dak te dichten, waarbij het binnengestroomde water met spoed moest worden weggepompt. 48 uur stress, inspanningen en slapeloze uren om op het moment suprême te kunnen schitteren.
En dus is regel nummer 2: in het buitenland gaat alles veel moeilijker. Stel dus van tevoren altijd een lijst op met leveranciers of winkels ter plaatse waar je in geval van nood terecht kan: van de plaatselijke Brico tot verhuurders van materiaal.
De grillen van de techniek... en van de artiesten
Onvoorziene omstandigheden hoeven niet altijd van buitenaf te komen. Ook intern kan er al eens iets haperen, zoals met de techniek of de animatie op een evenement. Een elektriciteitspanne, verkeerde aansluitingen, toestellen die het plots laten afweten...
En dus luidt regel nummer 3: omring je altijd met goede leveranciers en dienstverleners die hun materieel van tevoren grondig testen om eventuele problemen tijdig te kunnen oplossen. Wat de artistieke kant aangaat, ben je dan weer in grote mate afhankelijk van de menselijke factor. Het gaat dan van de grillen van een artiest over de prestaties waarover onenigheid bestaat tot artiesten die moeten worden gerustgesteld, of in extremis zelfs gezocht omdat ze het vergeten waren.
Er zijn tal van manieren om een evenement van de ondergang te redden en tot op heden heeft VO Event nog geen enkele keer verstek moeten geven.
