Bij VO Event was de coronacrisis een mooie gelegenheid om onze aanpak op het vlak van milieubewust ondernemen verder bij te schaven. Daarbij hoorde een denkoefening over de impact van onze virtuele events. Onze volgende stap? De biodiversiteit ondersteunen.
Als het gaat om milieubewust ondernemen, was VO Event al een goede leerling in 2019. En ook in 2020 wilden we dat zo houden. Ondanks de coronacrisis. Het is immers niet omdat er een economische en gezondheidscrisis heerst, dat de klimaatcrisis voorbij is. Integendeel zelfs. De klimaatcrisis wordt een nog grotere uitdaging nu het economische herstel in de sector aan de gang is en zeker als we ons steentje willen bijdragen aan het Programma Duurzame Ontwikkeling voor 2030 van de VN.
Virtuele events ...
De pandemie was zelfs een aanleiding om onze maatschappelijke inspanningen af te stemmen op de nieuwe realiteit: de eventsector moest immers volledig overschakelen naar digitale dragers.
Sinds maart 2020 ziet de klassieke eventwereld er dan ook helemaal anders uit. Gedaan met fysieke events waarbij honderden mensen aanwezig zijn op een conferentie of show binnen of buiten ... De sector moest zich van de ene dag op de andere heruitvinden en had slechts één alternatief: de organisatie van digitale events. Teambuilding, persconferentie, congres of productlancering? Over elk type evenement moest opnieuw worden nagedacht om zo een overtuigend digitaal alternatief te bieden voor de deelnemers op afstand. Het meest symbolische event dat VO op die manier organiseerde, vond plaats in september 2020: de European Research and Innovation Days of kortweg R&I Days. Drie dagen lang woonden maar liefst 35.000 mensen dit virtuele congres en de bijhorende virtuele beurs bij voor hun computerscherm (bij het fysieke event in 2019 waren dat er slechts 4.000). Toch is een virtueel event niet noodzakelijk clean en onschadelijk voor onze planeet ...
... die toch deugdzaam zijn
Bij VO gingen we onmiddellijk aan de slag met de aanpassing van onze tools om de milieu-impact van een virtueel event te evalueren en te beperken. Opdracht volbracht! Deze evaluatie werd in 2020 uitgetest en is vandaag al, samen met de CO2-compensatie, geïntegreerd in de aanbevelingen aan onze klanten. Om de impact van een virtueel event te beperken, wordt – bovenop de bouw van een fysieke studio voor de sprekers – rekening gehouden met de volgende elementen: de hoeveelheid opgeslagen en overgedragen data, het aantal verbindingen, de duur van die verbindingen, de belasting voor de servers, het internetverkeer en -verbruik, de content van de video's, de livestream, de webinars, de verstuurde e-mails en ga zo maar door. Green IT was tot 2020 nog een vrij onbekend terrein, maar is vandaag alomtegenwoordig en zal voortaan een belangrijke indicator blijven bij de organisatie van virtuele events.
Evolutieve Toolkit
Sinds 2019 maken we gebruik van onze Circular Event Toolkit. Die Toolkit bestaat uit acht onderdelen die ons helpen om een positieve spiraal van circulaire reflexen te creëren bij het bedenken van een event. Ook hier benutte VO de pandemie om de Toolkit verder uit te breiden met een extra gedeelte rond digitale aspecten, maar ook rond COVID-maatregelen. De gezondheidsmaatregelen zijn immers absoluut noodzakelijk, maar vaak in strijd met een circulaire aanpak. Wegwerp en plastic zijn namelijk een serieuze stap terug ... Een ramp op het vlak van afval dus! VO Event nam daarom de volgende vraag op in zijn Toolkit: "Hoe kunnen we de gezondheidsmaatregelen en onze circulaire aanpak met elkaar combineren bij de organisatie van een evenement?"
Op 10 juni is onze verbeterde Toolkit klaar en wordt hij ter beschikking gesteld van andere spelers uit de eventsector tijdens een webinar.
Biodiversiteit: evalueren en compenseren
Bij VO zijn we voortdurend op zoek naar innovatieve oplossingen om de negatieve impact van onze activiteiten zo veel mogelijk te beperken. Daarom besloten we om ook onze impact op de biodiversiteit te onderzoeken, een aspect waar we tot nu toe nog weinig mee bezig waren. Samen met enkele wetenschappers die zijn gespecialiseerd in biodiversiteit, begonnen we aan een studie om onze impact op de lokale biodiversiteit bij fysieke events te berekenen en vervolgens te compenseren. Een stuk complexer dan bij CO2 of internetverbruik! Er bestaan immers heel wat minder eenvoudige relevante indicatoren om te berekenen of te kwantificeren op het gebied van biodiversiteit. En toch staat het als een paal boven water: elk event heeft een impact op de fauna, de flora en de bevolking van de plaats waar het wordt georganiseerd. Wordt dus ongetwijfeld vervolgd!
Duurzaamheid als bron van innovatie en creativiteit
Conclusie? Een duurzame aanpak is een eindeloze vooruitgang die steeds meer deuren opent. Zo'n aanpak is helemaal geen obstakel meer. Integendeel zelfs, het is een bron van innovatie en creativiteit. Met de impact van onze activiteiten in het achterhoofd, is en blijft het onze ambitie om bruggen te bouwen tussen mensen en hen een unieke ervaring te bieden. Tegelijkertijd willen we daarbij niet alleen onze negatieve impact zo veel mogelijk beperken, maar zelfs een positieve impact creëren.
