Eerst is er het idee. En dan volgt de uitvoering. Alles verloopt volgens een methodologie die van bij het begin niets – maar dan ook niets – aan het toeval overlaat. Ze bestaat uit drie basisregels die onze projectcoördinatoren nauwgezet volgen.
Er moet niet veel fout gaan om het hele project in het honderd te laten lopen. De nachtmerrie van elke eventorganisator en zijn klanten! Eén manier om dat te vermijden: een ijzersterke methodologie, en op zijn minst deze drie basisregels:
Planning is alles
Alles begint vóór het event, vanaf het moment dat de coördinator weet hoeveel tijd hij heeft en welke expertise nodig is. De teams worden samengesteld, het event wordt in taken verdeeld, de verantwoordelijkheden worden toegewezen (productie, budget, klantrelatie) en er wordt een strikte planning opgesteld. De teams vergaderen wekelijks en om de twee weken komen de coördinatoren samen met de klant. Een strakke methodologie is een gouden regel, al was het maar om de klant gerust te stellen, in te spelen op zijn verwachtingen en zo te komen tot een écht professioneel resultaat. Een supercreatief idee maar geen methodologie? Vergeet het maar, zullen onze coördinatoren je zeggen! Het geheim? Het perfecte evenwicht tussen je verstand en zotheid. Dezelfde regels vinden we in de film en de architectuur, twee grote inspiratiebronnen.
Let op macro en micro
Om goed te coördineren, moet je twee standpunten innemen: neem voldoende afstand zodat je het geheel kunt overschouwen maar houd tegelijk contact met de verschillende betrokken departementen. Zorg dat ze met elkaar in verbinding staan, dat informatie doorstroomt en dat je eventuele problemen meteen opmerkt.
Een van onze coördinatrices verwoordde het met dit beeld: "je bent net een drone uitgerust met een 3D-printer die voortdurend informatiebruggen bouwt tussen de betrokkenen, daar waar het nodig is." Er bestaan vandaag trouwens nieuwe apps om het beheer van gedeelde planningen te verbeteren, aangevuld met ieders ervaring. Onze hulp voor de toekomst?
Controleer alles, maar dan ook echt alles!
Als coördinator moet je rekening houden met deadlines, teamwork, de relatie met de klant en onderaannemers, de communicatie voor en na het event én met de kleinste details van alle facetten van het event zelf. Bovendien krijg je een stortvloed van vragen over je heen die je tot op het laatste moment moet zien te vertalen in een checklist. Welke invloed hebben de weersomstandigheden op de grote dag? Kunnen bepaalde gebeurtenissen de komst van de genodigden verhinderen? Is het personeel professioneel en ter plaatse? Is de onthaalbalie goed georganiseerd om eindeloze wachtrijen te vermijden? Is de temperatuur ter plaatse draaglijk? Hoe zit het met de artistieke toets? Aan slapeloze nachten geen gebrek!
Anticiperen op het ergste? Spreek vooraf eens af met een buitenstaander om te achterhalen waar het fout zou kunnen lopen en dat te vermijden. Want in het heetst van de strijd en in geval van nood is er maar één redmiddel: het reactievermogen van de coördinator en iedereen die betrokken is.
