Alle blog artikles door

De briefing: de hoeksteen van ieder evenement door Vinciane Morel

04 september 2018
briefing 2

Aan de basis van ieder evenement ligt de briefing, en het is de klant die beslist hoe die verloopt. Vervolgens is het de taak van het agentschap om deze beschrijving van behoeften en wensen optimaal te benutten en eventueel zelfs te beïnvloeden om uiteindelijk tot een geslaagd event te komen. Een korte briefing ... over de ideale briefing.

De briefing is de hoeksteen waarop iedere geslaagde en doeltreffende communicatiecampagne steunt. Ongeacht het evenement kan de briefing verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de klant:

 

  • een korte samenvatting;
  • een gedetailleerde PowerPointpresentatie;
  • een pitch in aanwezigheid van verschillende vertegenwoordigers van agentschappen;
  • one-on-one-meetings met ieder agentschap; enz.

 

Het is tijdens deze briefing dat het evenementenbureau een antwoord moet zien te krijgen op alle belangrijke vragen, gaande van de filosofie en bestaansreden van het evenement tot aan het beschikbare budget. Want van deze informatie hangt de kwaliteit van het voorstel of de aanbeveling af waarmee het agentschap dan later terug naar de klant zal stappen. Bij VO hebben we een specifieke manier van werken ontwikkeld die gebaseerd is op verschillende vaststaande principes om de briefing zo efficiënt mogelijk te doen verlopen.

 

Een duo voor iedere briefing

Zowel voor persoonlijke briefings als voor briefings met andere agentschappen samen sturen we over het algemeen een duo: één ervaren medewerker en een junior, die tijdens de briefing al doende de kneepjes van het vak kan leren (we hechten veel belang aan het menselijke kapitaal bij de organisatie van onze events). De ervaren medewerker stelt de aanbeveling op en volgt het dossier op van A tot Z. Hij staat ook in voor de samenhang en trouw in de relatie met de klant en voor de correcte doorspeling van de informatie naar de productieteams. We werken georganiseerd en gericht.

 

Actief meewerken aan de briefing

De briefing is een commercieel gebeuren, of we dat nu willen of niet. Daarbij mag een evenementenbureau niet passief toekijken. Naar een pitch luisteren en wat aantekeningen maken, volstaat niet. Je moet actief meewerken, een standpunt innemen, de juiste vragen stellen en punten scoren.

 

Je checklist niet vergeten

Om er zeker van te zijn dat geen enkele vraag onbeantwoord blijft, beschikt het duo dat naar de briefing gaat, over een standaarddocument van VO, een soort checklist of geheugensteuntje waarop alle informatie staat waarmee het duo na deze verkennende fase moet thuiskomen. Enkele voorbeelden: Waarom dit evenement?; Voor welke doelgroep?; Welke boodschappen moet het evenement overbrengen?; Welke resultaten moeten er worden bereikt?; Op wat voor een locatie?; ... Sommige antwoorden zullen moeilijker te krijgen zijn, zoals het beschikbare budget. De huidige trend gaat immers in de richting van geen target meer geven! Bij VO proberen we niettemin toch altijd minstens een bedrag bij benadering te krijgen. De mate van creativiteit hangt er immers van af.

 

Het ideaal? De briefing heruitvinden!

Bij iedere clientbriefing zijn efficiëntie, dialoog en proactiviteit de prioriteiten in de aanpak van VO. Ons ideaal? De briefing heruitvinden! Concreet betekent dat dat het evenementenbureau meer een adviserende dan een gewoon uitvoerende rol krijgt. Zo zouden we bijvoorbeeld rechtstreeks met de klant een Creative Agile Lab kunnen organiseren om samen de basis te leggen voor zijn droomevent. Iedereen wint daarbij, aangezien een dergelijke aanpak tijdwinst en meer creativiteit en originaliteit oplevert. Want het verschil maken, dat is ook nieuwe vormen van samenwerken bedenken om het creatieve proces tussen agentschap en klant vooruit te helpen.

Meer blog artikels

  • De identiteit van de klant: cruciaal voor een geslaagd evenement

    Code
  • Emotie breekt de codes van de creativiteit in de eventwereld

    News
  • Drie basisregels voor de organisatie van een event

    Code