Efficiënte, aanlokkelijke communicatie is een krachtig hulpmiddel om een succesvol evenement te organiseren. Zorg ervoor dat je over een unieke communicatiestrategie beschikt voor alle fasen van het evenement, van het ‘save the date’ tot de tevredenheidsenquête en de interactie met de genodigden tijdens het evenement!
Hoe kun je duidelijk en efficiënt communiceren om je evenement een aanlokkelijk tintje te geven en het doelpubliek van het begin tot het eind in de ban te houden? Vier punten zijn daarin voor ons essentieel:
- efficiënte logistiek;
- een coherente boodschap;
- follow-up van de deelnemers voor, tijdens en na het evenement;
- een uniek concept, van de eerste uitnodiging tot het ‘after-event’.
Communiceren op basis van een soepel draaiende logistiek
De communicatie begint met een ‘save the date’. Een tweede uitnodiging brengt de deelnemers naar een website waar ze zich voor het evenement kunnen inschrijven. Voor VO is dit kanaal de efficiëntste manier om de communicatie rond het evenement te organiseren.
De website waar de deelnemers zich kunnen inschrijven, kan namelijk tot een polyvalent platform worden uitgebouwd. Daar vinden de deelnemers alle praktische informatie. We kunnen ook een vragenlijst op dit platform plaatsen om de ervaring voor elke deelnemer te personaliseren aan de hand van de opgegeven voorkeuren (workshops, food, ...). Via het platform kunnen we zoveel mogelijk gegevens verzamelen vóór het evenement en dat is een belangrijke troef voor de logistieke organisatie op de dag zelf. En tot slot kunnen we na het evenement ook video’s, foto’s en tevredenheidsenquêtes op de website plaatsen.
Een coherente en aanlokkelijke boodschap
Wat de content betreft, kan elke vorm van communicatie worden gebruikt: video, audio, ‘life’ uitnodigingen met acteurs. VO heeft dit al herhaaldelijk toegepast. Een ‘teasing’-effect is onontbeerlijk om een aanlokkelijke communicatie te creëren. Door niet meteen alles te onthullen, wek je het verlangen om meer te weten en zullen de deelnemers de website blijven bezoeken. Het festival Wecandance in Zeebrugge is erg sterk in het verspreiden van info via bribes en video teasing.
In dialoog gaan met de deelnemers, voor en na het evenement
Ook tijdens het evenement is communicatie cruciaal. Via infozuilen en aanraakschermen om boodschappen te verspreiden. Dankzij de Event apps gaat de digitale ervaring vandaag nog veel verder. Je kunt de grafische voorstellingen of functionaliteiten van deze mobiele applicaties aanpassen aan het evenement. Via de app blijf je permanent in contact met de deelnemers. Je kunt aankondigen dat een bepaalde workshop binnen X minuten begint, hun mening vragen over een spreker, hun catering-wensen laten noteren, een taxi laten bestellen met een klik of ze de achtergrondmuziek laten kiezen die in de zaal wordt gespeeld. Dit type tool bevordert de interactiviteit met de deelnemers en stelt de organisatoren ook in staat in real time in te grijpen in de organisatie van het evenement en het verloop ervan aan te passen.
Ook de communicatie na het evenement verdient de nodige aandacht! Er zullen immers nog evenementen volgen! Om in contact te blijven met de deelnemers is een after-event ideaal: je plaatst foto’s en video’s op de inschrijvingswebsite die je hiervoor in een ander kleedje hebt gestoken, je bedankt de deelnemers voor hun aanwezigheid en vraagt hun mening via een tevredenheidsenquête. Kostbare feedback.
Wees ook innovatief in je communicatie
Voor de communicatie rond het evenement zullen de klanten efficiëntie verkiezen boven creativiteit. Dat kan echter ook op een innovatieve manier. Dat geldt vooral voor B2B-evenementen, die minder gericht zijn op het grote publiek of de pers. Bedrijfscommunicatie maakt bijvoorbeeld nog te weinig gebruik van Instagram, Facebook live en Twitter. VO neemt deze media op in zijn strategie, want onze toekomstige evenementen zullen gericht zijn op de huidige generatie van 20-30-jarigen. Daarom passen we onze communicatie geleidelijk aan, zowel in B2B als in B2C. Voor de opening van het winkelcomplex Dockx hebben we bijvoorbeeld vooraf een digitale community opgebouwd die op de avond van het evenement het label ‘Dockx’ kreeg. En in Namen ontwikkelden we een carpoolingplatform voor een teambuilding. Deze ‘smart’ dimensie is een andere evolutie die de communicatie ongetwijfeld zal veranderen.
