VO Event gaat resoluut voor ecologisch verantwoorde events en producten en zet hiervoor nu de volgende stap. Het agentschap test momenteel namelijk zijn nieuwe toolbox uit: de Circular Event Toolkit. Die omvat 8 fiches voor een opwaartse spiraal die uiteindelijk moet leiden tot een kringloopeconomie bij projectmanagers en leveranciers. Een woordje uitleg.
Een toolbox uitdenken en delen voor de uitwerking van ‘kringloopgerichte’ events, dat is de bedoeling van dit project van VO Event in samenwerking met Sense en Emmanuel Mossay. Een project dat ook de aandacht trok van Leefmilieu Brussel, dat er via het Be Circular-programma subsidies aan toekende.
De toolbox komt er in aanvulling op onze MVO-reportingtool en ons CO2-compensatiesysteem. Het is een nieuw instrument waarmee VO zijn diensten kan aanbieden met nog aandacht voor zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid.
In een kringloopeconomie draait het erom de consumptie tot een minimum te beperken en zo weinig mogelijk grondstoffen, water en energie te verspillen. Dus eigenlijk om de impact op het milieu zo klein mogelijk te houden zonder te raken aan het welzijn van het individu. Om dat te kunnen realiseren, werd het klassieke lineaire verbruikssysteem vervangen door een lus van hergebruik waarin een weldoordacht beheer en recyclage centraal staan. Met 77.000 evenementen die jaarlijks in België worden georganiseerd, heeft de evenementensector duidelijk een rol te spelen. Het agentschap is ervan overtuigd dat de toekomst van de sector in die kringloop ligt en dat die zelfs onvermijdelijk is. De uitdaging is dus om te durven afstappen van vaste gewoontes. De meeste oplossingen die de toolbox voorstelt, zijn niet zo ingewikkeld, maar stellen wel bepaalde handelswijzen in vraag die al vele jaren vast in ons doen en laten zijn verankerd.
VO Event gaat de uitdaging dus vol aan en dacht een toolbox uit die meerdere stappen omvat.
Audit van 4 maanden
Het agentschap analyseerde de evenementen die het al organiseerde. Samen met onze projectmanagers gingen we na welke gewoontes welke grondstoffen vereisen en hoe de sector zijn werkwijzen kan verbeteren om beter afgestemd te zijn op een kringloopeconomie.
Focus op 8 thema’s
Meubilair, decoratie, voeding, locatie, afvalbeheer, bewegwijzering, give-aways en goodies, mobiliteit: elk van die 8 thema’s werden telkens behandeld in een toegankelijke, overzichtelijke en becijferde uitlegfiche, die ook oplossingen aandraagt die erbij helpen om bij het organiseren van ieder evenement meer kringloopgericht te gaan denken.
‘Kringloopgericht’ gaan werken doe je uiteraard niet van vandaag op morgen. Dat gebeurt geleidelijk. Daarom bevat iedere fiche ook een ‘Ladder van Lansink’ met praktische oplossingen, gerangschikt van de beste tot de minst slechte. Op die manier kunnen de projectmanagers hun acties op de ladder situeren en zichzelf doelstellingen opleggen om op lange termijn vooruitgang te boeken.
Drie fasen: testen, delen, toepassen
De medewerkers van VO testen momenteel de nieuwe toolbox uit. Dat is een onmisbare stap alvorens we ze delen met het grote publiek. Uiteraard lezen we eerst de theorie, maar we gaan nog veel verder dan dat: volgende week organiseren we een workshop met het hele team van VO Event en VO Citizen en laten we alle medewerkers kennismaken met de praktijk. In verschillende teams houden ze zich een namiddag bezig met de organisatie van een fictief evenement met een echte briefing (budget, locatie, aantal gasten, concept...). Bedoeling is om op basis van de fiches met een aanbeveling te komen waarin zoveel mogelijk rekening is gehouden met de kringloopaanpak.
Begin november organiseert VO Event ook een LAB met enkele leveranciers om erachter te komen in welke mate zij zichzelf in staat zien om te voldoen aan de oplossingen uit de toolbox en dus meer kringloopgerichte diensten aan te bieden. Die overgang heeft namelijk invloed op het hele ecosysteem van de sector en VO wil er zeker van zijn dat ook zijn leveranciers mee op die trein springen. We testen het gebruik van de fiches nu al in reële situaties uit op onze eigen evenementen, en dat niet alleen in eigen land, maar ook bijvoorbeeld tijdens de Sales Launch van Levi’s in december in Barcelona.
Lancering en delen van de toolbox
Het is onze bedoeling om de ‘Circular Event Toolkit’ te delen met alle andere spelers in de Belgische evenementensector in de hoop om zo allemaal samen vooruitgang te boeken. In de loop van 2020 organiseren we een evenement waarop we onze toolbox zullen delen met de rest van de sector.
Enkel door de fiches/tools systematisch in de praktijk te brengen kunnen agentschappen de ecologische lat voor zichzelf steeds hoger leggen en hun teams vertrouwd maken met dit didactische checklist-geheugensteuntje. En dan kan de waardevolle toolbox van VO uitgroeien tot een middel om de kringloopeconomie haalbaar te maken voor iedere evenementenorganisator.
