Een creatieve werkvergadering vraagt om wat denkwerk en voorbereiding vooraf. Daarvoor worden verschillende tools, rituelen en technieken ingezet. VO Event bracht dat alles samen in een handige ladekast. Brainstorming reinvented!
“Betere brainstormingsessies” is een van de vijf grote thema's waar de teams van VO Event al sinds een jaar rond werken om hun doel te bereiken: "reinventing the code". Een interne denkgroep werkte een methode uit om in dit essentiële moment in het creatieproces meer structuur en discipline te brengen en de doeltreffendheid te verhogen. De bedoeling? Vaarwel geïmproviseerde, onvoorbereide en soms zelfs bijna chaotische vergaderingen, welkom goed voorbereide en productievere brainstormingsessies! Hun hulpmiddel? Een ladekast! Een echte dan nog wel, met vijf lades. Elke lade bevat een schat aan informatie, tips en tricks en nuttige technieken die verband houden met de verschillende stappen van elke brainstormingsessie. Met hetzelfde veeleisende karakter als bij ons LAB voor grote projecten.
Brainstormen = anticiperen
Gedaan met improviseren! Een brainstormingsessie wordt vanaf nu grondig voorbereid nog voor de vergadering van start gaat. Eerst en vooral ontvangen alle deelnemers een document met de klantenbriefing en een duidelijke omschrijving van de deliverables die de project manager op tafel wil zien na afloop van de sessie. Denk bijvoorbeeld aan het algemene concept, de gastenbeleving of de keuze van de locatie.
In lade 1 zit bijvoorbeeld een template die kan helpen bij het opstellen van deze intentienota. Zo verliezen we geen tijd aan verdere uitleg bij het begin van de vergadering. Na de vraag "waarover hebben we het?" gaan we over naar de volgende vraag: "met wie?". Ook hier hanteren we een nieuwe aanpak. Om een efficiënt en betrokken panel samen te stellen, geven we voortaan de voorkeur aan een persoonlijke en gerichte uitnodiging in plaats van een weinig efficiënte en onpersoonlijke oproep aan alle collega's.
VO vroeg aan al zijn personeelsleden om een beschrijving te geven van hun competenties op het werk, hun ervaring met evenementen en hun passies buiten het werk. Daarnaast moest ieder personeelslid laten weten welk moment van de dag het verkiest om te brainstormen. Op basis van het gekozen thema kan op die manier het meest geschikte team rond de tafel worden gebracht.
De brainstorming komt tot leven
In de tweede en de derde lade vinden we verschillende technieken en rituelen die de deelnemers op de goede weg helpen en de sessie tot leven brengen. VO raadpleegde hiervoor enkele improvisatie- en animatie-experts die de beste technieken voor een doeltreffende en creatieve brainstorming met ons deelden in de vorm van fiches. Daarnaast gaven ze ons een reeks rustpuntrituelen om snel in brainstormingmodus te komen, onze geest open te stellen en anders te gaan denken. Tot slot kregen we ook een aantal technieken mee om de ontwikkeling van ideeën in groep te omkaderen en te vergemakkelijken. Zo kunnen we ons “brein” niet alleen laten starten, maar ook uitbreiden of herlanceren wanneer de discussie blijft hangen.
Resultaat!
Ideeën ontwikkelen is goed. De beste daaruit selecteren, is natuurlijk nog beter. Ook daar zijn er verschillende technieken die de initiatiefnemer van de vergadering kunnen helpen om te eindigen met concrete voorstellen die uiteindelijk van de deelnemers zelf komen. Het panel kan bijvoorbeeld ook een subgroepje aanduiden dat aan het einde van de brainstormingsessie één, twee of drie concrete voorstellen naar voren schuift op basis van wat er tijdens de sessie is gezegd. Het voordeel voor de project manager is dat hij onmiddellijk beschikt over onderbouwde concepten die in lijn liggen met de deliverables van zijn klant. Voor de subgroepen is ook hiervoor een template beschikbaar in de ladekast.
En waarover moet er verder nog worden gebrainstormd? Feedback na de discussie is bijvoorbeeld essentieel om iedereen te betrekken. Of waar bewaren we wat er tijdens de sessie is gezegd en hoe slaan we de verschillende ideeën op? Geen nood, want er is gelukkig nog plaats in de lades van onze magische kast!
