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Charte vie privée détaillée

En vigueur depuis le : 27/06/2018 v2

1. AVERTISSEMENT GENERAL

1.1         La VO COMMUNICATION SA (ci-après, « VO COMMUNICATION ») respecte la vie privée de ses utilisateurs (ci-après, les « Utilisateurs »).

1.2         VO COMMUNICATION traite les données à caractère personnel qui lui sont transmises conformément à la législation en vigueur, et en particulier au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, applicable à partir du 25 mai 2018 (ci-après, le « Règlement général sur la protection des données »).

1.3         L'accès au site www.vo-event.be (ci-après, le « Site ») implique l'acceptation intégrale et sans réserve par l’Utilisateur de la présente charte vie privée (ci-après, la « Charte »), ainsi que de ses conditions générales d’utilisation (ci-après, les « CGU ») et de la politique relative aux cookies (ci-après, la « Cookie Policy »).

1.4         L’Utilisateur reconnait avoir pris connaissance des informations ci-dessous et autorise VO COMMUNICATION à traiter, conformément à ce qui est précisé dans la Charte, les données à caractère personnel qu'il communique sur le Site dans le cadre des activités proposées par VO COMMUNICATION (ci-après, le « Service »).

1.5         La Charte est valable pour toutes les pages hébergées sur le Site et pour les enregistrements de ce Site, ainsi que toutes les pages de l’entreprise gérées par VO COMMUNICATION sur les réseaux sociaux, qui est co-responsable avec le réseau social pour le traitement des données personnelles des visiteurs de la page. Elle n’est pas valable pour les pages hébergées par des tiers auxquelles VO COMMUNICATION pourrait renvoyer et dont les politiques de confidentialité peuvent différer. Le VO COMMUNICATION ne peut dès lors être tenu pour responsable des éventuelles données traitées sur ces sites ou par ceux-ci.

2. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

2.1         L'accès au Site s’opère sans devoir fournir de données à caractère personnel, telles que notamment, le nom, le prénom, l'adresse postale, l'adresse de courrier électronique, etc.

2.2         Dans le cadre du Service, l’Utilisateur peut être amené à transmettre certaines données personnelles. Dans ce cas, le responsable du traitement de ces données est :

VO COMMUNICATION SA
140A, Rue de Stalle, 1180 Bruxelles
N° BCE : 0447.856.522.

2.3         Toute question ou demande concernant le traitement de ces données peut être adressée à l'adresse suivante : privacy@vo-event.be.

3. DONNEES COLLECTEES 

3.1         En remplissant le formulaire de contact, le formulaire de sollicitation d’une offre d’emploi sur le Site et en faisant appel au Service, l’Utilisateur permet notamment à VO COMMUNICATION  d'enregistrer et de conserver, aux fins mentionnées au point 4, les informations suivantes :

  • les données d'identification, telles que le nom et prénom, titre de civilité, l'adresse e-mail, la date de naissance et adresse de livraison ;
  • les données professionnelles, telles que expériences professionnelles, diplômes, compétences, connaissances linguistiques, loisirs et tout document soumis par l’Utilisateur ;
  • les informations bancaires nécessaires au Service, telles que les numéros de compte bancaire, IBAN et BIC/SWIFT ;
  • les informations de facturation ;
  • les communications entre l’Utilisateur et VO COMMUNICATION.

3.2         L’Utilisateur autorise également VO COMMUNICATION à enregistrer et conserver, aux fins mentionnées au point 4 :

  • les informations transmises volontairement par l’Utilisateur à une fin déterminée dans la Charte, les conditions générales de vente (ci-après, les « CGV »), les CGU, la Cookie Policy, sur le Site ou sur tout autre support de communication utilisé par VO COMMUNICATION ;
  • les informations personnelles obtenues par diverses sources (par exemple un site Internet de tiers et un événement hors-ligne) ;
  • les informations supplémentaires demandées par VO COMMUNICATION à l’Utilisateur afin de l'identifier ou de l’empêcher d’enfreindre l’une des dispositions de la Charte.

3.3         Dans le but de faciliter la navigation sur le Site ainsi que d'optimaliser la gestion technique, le Site peut avoir recours à des « cookies ». Toutes les informations relatives aux « cookies » sont reprises dans la Cookie Policy de VO COMMUNICATION.

Toutes les informations relatives aux « cookies » sont reprises dans la Cookie Policy de VO COMMUNICATION.

3.4         Lorsque l’Utilisateur accède au Site, les serveurs consultés enregistrent automatiquement certaines données, telles que :

  • le type de domaine avec lequel l’Utilisateur se connecte à l'Internet ;
  • l'adresse IP attribuée à l’Utilisateur (lors de sa connexion) ;
  • la date et l'heure d'accès au Site et autres données relatives au trafic ;
  • les données de localisation ou autre données relatives à la communication ;
  • les pages consultées ;
  • le type de navigateur utilisé ;
  • la plate-forme et/ou le système d'exploitation utilisé ;
  • le moteur de recherche ainsi que les mots-clés utilisés pour retrouver le Site.

3.5         Aucune donnée nominative permettant d'identifier l’Utilisateur n'est collectée par le biais des cookies et serveurs consultés. Ces informations ne sont conservées qu'à des seules fins statistiques et d'amélioration du Site.

3.6         Nous collectons également certaines de vos données par l’intermédiaire d’autres sociétés, notamment en provenance des sources suivantes : Google, Facebook, LinkedIn, Exceleads, TBS Group (lefac.com).

4. FINALITES DU TRAITEMENT

4.1         Nous traitons vos données pour diverses finalités. Pour chaque traitement, seules les données pertinentes à la poursuite de la finalité en cause sont traitées. Le traitement consiste en toute opération (manuelle ou automatisée) sur une donnée à caractère personnel. VO COMMUNICATION collecte, enregistre et utilise les données des Utilisateurs de son Site afin d’améliorer la fourniture de ses services et notamment aux fins suivantes :

  • pour établir, réaliser et conduire la relation contractuelle avec l’Utilisateur ;
  • pour analyser, adapter et améliorer le contenu du Site ;
  • pour permettre à l’Utilisateur de recevoir des messages ;
  • pour faciliter la mise à disposition et l’utilisation du Site ;
  • pour personnaliser l’expérience de l’Utilisateur sur le Site ;
  • pour répondre à des demandes d’informations ;
  • pour les éventuelles actions marketing et promotions proposées par VO COMMUNICATION aux Utilisateurs ayant donné leur accord ;
  • pour les informer sur les évolutions du Site et ses fonctionnalités ;
  • pour se forger une image plus fidèle de ses Utilisateurs et leur offrir un service meilleur et plus personnalisé ;
  • pour fournir des annonces publicitaires calquées sur les centres d’intérêt de l’Utilisateur ;
  • pour donner accès à l’Utilisateur à des fonctions relatives aux réseaux sociaux (partage, like, Connect) ;
  • pour toutes autres fins pour lesquelles l’Utilisateur aurait donné son consentement de façon expresse.

4.2         La base juridique des traitements de vos données personnelles repose sur :

  • votre consentement ;
  • l’exécution de toute requête de votre part ;  

Nous avons effectivement besoin de collecter certaines de vos données pour répondre à toute requête de votre part. Si vous choisissez de ne pas partager ces données avec nous, cela pourrait rendre l’exécution du contrat impossible.

  • une obligation légale qui s’impose au responsable de traitement ;  

Nous avons effectivement besoin de collecter et conserver certaines de vos données pour répondre à diverses obligations légales, notamment fiscales et comptables ; ou

  • notre intérêt légitime pour autant qu’il soit en accord avec vos intérêts, libertés et droits fondamentaux.

Nous avons, en effet, un intérêt légitime à vous fournir ces informations et à échanger avec vous, notamment pour répondre à vos demandes ou améliorer nos services, prévenir les abus et les fraudes, contrôler la régularité de nos opérations,  exercer, défendre et préserver nos droits, par exemple lors de litiges, ainsi que se constituer la preuve d’une éventuelle violation de nos droits, gérer et améliorer nos relations avec vous, améliorer en permanence notre site internet ainsi que nos produits/services, sauf si ces intérêts sont supplantés par vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux exigeant la protection de vos données personnelles.  Nous veillons en tout état de cause à préserver un équilibre proportionné entre notre intérêt légitime et le respect de votre vie privée.

Si la base légale de notre traitement repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci à tout moment sans qu’il ne puisse être porté atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait.

Dans le cadre du marketing direct, cela signifie que vous pouvez à tout moment vous désinscrire des lettres d’information ou Newsletters et autres communications commerciales de notre part. Vous serez alors mis en « opt-out ». Vous pouvez vous désinscrire en nous envoyant un email à l’adresse suivante : privacy@vo-event.be ou en cliquant sur le lien de désinscription présent au bas de chaque e-mail.

5. DROITS DE LA PERSONNE CONCERNEE

5.1         Selon la règlementation en matière de traitement de données à caractère personnel, l’Utilisateur dispose des droits suivants :

  • Droit d'être informé des finalités du traitement (cfr. ci-dessus) et sur l’identité du responsable du traitement.
  • Droit d'accès : l’Utilisateur peut à tout moment avoir accès aux données que VO COMMUNICATION possède sur lui ou vérifier s’il est repris dans la base de données de VO COMMUNICATION.
  • Droit de rectification : nous prenons toutes les mesures raisonnables pour que les données que nous détenons soient à jour. Nous vous encourageons à de temps en temps accéder à votre compte (si applicable) ou à nous consulter pour vérifier que vos données soient à jour. Si vous constatez que vos données sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de nous demander de les rectifier.
  • Droit d'opposition : l’Utilisateur peut à tout moment s’opposer à l'utilisation de ses données par VO COMMUNICATION.
  • Droit de suppression: l’utilisateur peut à tout moment solliciter la suppression de ses données personnelles, à l'exception de celles dont VO COMMUNICATION aurait l’obligation légale de conserver.
  • Droit de limitation du traitement: l’Utilisateur peut notamment obtenir la limitation du traitement lorsqu’il s’est opposé au traitement, lorsqu’il conteste l’exactitude des données, lorsqu’il estime que le traitement est illicite.
  • Droit de portabilité : L’Utilisateur dispose du droit de recevoir les données à caractère personnel qu’il a communiquées à VO COMMUNICATION et peut également lui demander de transmettre ces données à un autre responsable de traitement.

5.2         L’Utilisateur peut à tout instant demander l’accès à ses données personnelles, les vérifier, les transférer, limiter dans certains cas susmentionnés leur traitement et les rectifier. L’Utilisateur peut également demander gratuitement la rectification et le cas échéant solliciter la suppression de toutes ses données personnelles de la base de données de VO COMMUNICATION –  à l'exception de celles dont VO COMMUNICATION aurait l’obligation légale de conserver – et s’opposer à l’utilisation et le cas échéant solliciter la limitation de celles-ci.

Afin d’exercer ses droits, l’Utilisateur adresse une demande écrite, accompagnée d'une copie de sa carte d'identité ou de son passeport, au responsable du traitement :

  • par courrier électronique: privacy@vo-event.be
  • par voie postale : 140A, Rue de Stalle, 1180 Bruxelles

5.3         VO COMMUNICATION fera alors le nécessaire pour satisfaire à cette demande dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

6. DUREE DE CONSERVATION

6.1         VO COMMUNICATION conservera les données personnelles de ses Utilisateurs durant toute la durée nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies (cfr. point 4).

6.2         VO COMMUNICATION peut également continuer à détenir des données personnelles concernant l’Utilisateur désinscrit, y compris toute correspondance ou demande d'assistance adressées à VO COMMUNICATION, afin de pouvoir répondre à toutes questions ou plaintes qui lui seraient adressées postérieurement à la commande du service, et afin de se conformer à toutes les lois applicables, notamment en matière fiscale.

7. RECLAMATION AUPRES DE L’AUTORITE DE CONTRÔLE

L’Utilisateur est informé qu’il dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission de la Protection de la Vie Privée, dont l’adresse de contact est la suivante :

Commission de la protection de la vie privée
Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles

commission@privacycommission.be

8. SECURITE

8.1         VO COMMUNICATION a pris les mesures organisationnelles et techniques appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et afin que les serveurs hébergeant les données personnelles traitées empêchent, dans toute la mesure du possible :

  • les accès ou modifications non autorisés à ces données ;
  • l'usage inadéquat ou la divulgation de ces données ;
  • la destruction illégale ou la perte accidentelle de ces données.

8.2         A cet égard, les employés de VO COMMUNICATION qui ont accès à ces données, sont soumis à une obligation stricte de confidentialité. VO COMMUNICATION ne saurait toutefois nullement être tenue pour responsable en cas de détournement de ces données par un tiers en dépit des mesures de sécurité adoptées.

8.3         Les Utilisateurs s’engagent à ne pas commettre d’agissements qui pourraient être contraire à la présente Charte, aux CGU, à la Cookie Policy ou, de manière générale, à la loi. Les infractions contre la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des systèmes informatiques et des données qui sont stockées, traitées ou transmises par ces systèmes, ou la tentative de commettre l'une de ces infractions, sont punies par un emprisonnement de trois mois à cinq ans et d'une amende de vingt-six euros à deux cent mille euros ou d'une de ces peines seulement

9. COMMUNICATION A DES TIERS

9.1         VO COMMUNICATION considère les données personnelles comme des informations confidentielles. Elle ne les communiquera pas à des tiers dans des conditions autres que celles spécifiées par la Charte, comme pour atteindre les objectifs visés et définis au point 4, ou dans les conditions dans lesquelles la loi l'y oblige.

9.2         L’accès aux données, outre celui réservé au responsable de traitement des données et à ses employés comme indiqué à l’article 8 ci-avant, peut, dans certains cas, être octroyé à certaines catégories de destinataires externes, telles que les fournisseurs de services techniques, les services de messagerie, les fournisseurs d’hébergement, les entreprises informatiques, les conseils juridiques, les services de marketing.

9.3         La liste mise à jour de ces destinataires peut être demandée à tout moment au Responsable de traitement.

9.4         La communication de ces informations aux personnes précitées devra, en toutes circonstances, être limitée à ce qui est strictement nécessaire ou requis par la réglementation applicable.

10. TRANSFERT VERS UN PAYS EN DEHORS DE L’ESPACE ECONOMIQUE EUROPEEN

VO COMMUNICATION n'opère de transfert de données vers un pays en dehors de l’espace économique européen que lorsque ce pays assure un niveau de protection adéquat au sens de la législation en vigueur et, en particulier, au sens du Règlement général sur la protection des données (pour plus d’informations sur les pays offrant un niveau de protection adéquat, consultez: https://goo.gl/1eWt1V), ou dans les limites permises par la législation en vigueur, par exemple en assurant la protection des données par des dispositions contractuelles adaptées.

Les informations contrôlées par VO COMMUNICATION seront transférées ou transmises, ou stockées et traitées, aux États-Unis ou dans d’autres pays en dehors de celui où vous vivez, aux fins décrites dans la présente Charte. Ces transferts de données sont nécessaires pour fournir les services ou traitements énoncés dans la Charte, et afin d’exploiter et de vous fournir nos Produits dans le monde entier. Nous utilisons des clauses contractuelles standard approuvées par la Commission européenne et nous nous appuyons sur les décisions d’adéquation de la Commission européenne concernant certains pays, le cas échéant, pour les transferts de données de l’espace économique européen vers les États-Unis et d’autres pays. Si vous avez la moindre question à cet égard, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : privacy@vo-event.be.

11. MARKETING DIRECT

11.1       Les données personnelles ne seront pas utilisées à des fins de marketing direct pour des articles ou services autres que ceux auxquels l’Utilisateur a déjà souscrit, à moins que l’Utilisateur n'y ait consenti préalablement de manière explicite en cochant les cases prévues à cet effet (« opt-in »).

11.2       Lorsque l'Utilisateur a donné son consentement pour l'utilisation de ces informations à des fins de marketing direct, celui-ci conserve le droit de s'opposer à tout moment, sur demande et gratuitement, à une telle utilisation. Il suffit pour cela à l'Utilisateur de communiquer sa demande à l'adresse suivante : privacy@vo-event.be.

12. NOTE CONCERNANT LES MINEURS

Les personnes âgées de moins de 18 ans et les personnes qui n'ont pas la pleine capacité juridique ne sont pas autorisées à utiliser le Site. VO COMMUNICATION leur demande de ne pas lui communiquer leurs données personnelles.

13. MISES A JOUR ET MODIFICATIONS DE LA CHARTE

Moyennant information aux Utilisateurs par le biais d’un email, du Site ou autre, VO COMMUNICATION peut être amenée à modifier et adapter la Charte, notamment afin de respecter toute nouvelle législation et/ou règlementation applicable (à l’instar du Règlement général sur la protection des données applicable à partir du 25 mai 2018), les recommandations de la Commission vie privée en Belgique, les lignes directrices, les recommandations et les bonnes pratiques du Comité européen de la protection des données et les décisions des cours et tribunaux en la matière.

14. VALIDITE DES CLAUSES CONTRACTUELLES

14.1       L'abstention de VO COMMUNICATION de se prévaloir, à un moment déterminé, d'une disposition de la Charte, ne pourra être interprétée comme une renonciation à faire valoir ultérieurement ses droits en vertu de celle-ci.

14.2       La nullité, la caducité ou le caractère non exécutoire de tout ou partie d'une des dispositions qui précèdent ou suivent n'entraînera pas la nullité de l'ensemble de la Charte. La disposition entièrement ou partiellement nulle, caduque ou non exécutoire sera réputée non écrite. VO COMMUNICATION s'engage à substituer à cette disposition une autre qui poursuivra, dans la mesure du possible, le même objectif.

15. DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPETENTE

15.1       La validité, l’interprétation et/ou l’exécution de la Charte sont soumises au droit belge, dans toute la mesure permise par les règles de droit international privé applicables.

15.2       En cas de litige relatif à la validité, l’interprétation ou l’exécution de la Charte, les Cours et Tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles sont exclusivement compétents, dans toute la mesure permise par les règles de droit international privé applicables.

15.3       Avant d’entreprendre toute démarche visant à la résolution judiciaire d’un différend, l’Utilisateur et VO COMMUNICATION s’engagent à tenter de résoudre celui-ci à l’amiable. A cette fin, ceux-ci prennent d’abord contact l’un avec l’autre, avant d’avoir recours, le cas échéant, à la médiation, à l’arbitrage, ou à tout autre mode alternatif de résolution de différends.