Le nez dans les appels d’offres de la Commission plus que dans les étoiles de son drapeau, VO Europe s’emploie à décrocher les contrats et opérations de communication des institutions européennes. Avec en soutien opérationnel, les autres entités de VO pour les concrétiser.
L’entité VO Europe est un continent à part de la planète VO. Par sa cible, sa méthode de travail et les profils des 18 personnes qui la composent. Les project managers sont avant tout convaincus par le développement européen et des spécialistes des Institutions y inclus la relation avec les fonctionnaires européens. Et les contrats se gagnent au prix d’un intensif travail de fonds tant au niveau administratif que stratégique. Une fois le contrat décroché, tout le travail reste encore à faire car le fonctionnement des institutions est complexe, il faut donc maîtriser les ressorts, les rouages et les approches strictes, intellectuelles, théoriques. VO Europe en connaît le complexe mode d’emploi et surtout les 4 principes à maîtriser.
Patience et souplesse
Travailler avec le secteur institutionnel européen est une course de haies. La première consiste à répondre à des marchés publics uniquement via un dossier divisé en 3 parties : un volet « administratif » pour démontrer que le candidat a les capacités légales, financières et techniques pour réalise le projet visé ; un volet « méthodologie » pour expliquer comment VO Europe compte mettre en œuvre le projet ; un volet « prix » pour évaluer l’efficience budgétaire.
Même le contrat en poche, la course continue… La personne de contact est rarement décisionnaire et une cascade d’autres intervenants peuvent influer les décisions prises. Si un échelon vous dit « oui », un autre pourrait dire « non », même en cours de réalisation du projet. Il faut se montrer flexible, anticiper et être capable de trouver les solutions. Tout en restant dans le budget qui lui ne changera pas.
Faire matcher théorie et opérationnel
Pour concrétiser les projets européens, VO Europe peut compter sur les autres entités VO. VO Event pour la traduction en concept événementiel, SIGN pour le graphisme. VOICE pour la com’ digitale, SENSE pour les contenus et la structuration... Avec la difficulté qu’entre les requêtes strictes des fonctionnaires européens et la réalité et besoins des agences, parfois la communication peut « coincer ». VO Europe joue alors le traducteur, le trait d’union pour faire s’entendre les deux univers.
Fusionner les compétences et toujours être un agitateur d’idées
VO Europe répond à une dizaine d’appels d’offre par an mais gère annuellement entre 50 et 80 projets (certains récurrents), fruits de contrats sur plusieurs années. Autant dire que côté créativité, il ne faut pas chômer.
Deux exemples à succès ?
- Les récents «EU Research and Innovation Days » de septembre 2019, sorte de « Davos de la recherche ». Un succès dont toute la Commission parle encore. Pour cet événement hors du commun, VO Europe et VO Event ont travaillé main dans la main afin de réinventer totalement le concept de conférence européenne. VO Europe a collaboré avec la Commission à l’élaboration d’un contenu de conférence sortant des sentiers battus – sessions spéciales de co-design, expositions spéciales, espaces de networking élaborés… Ceci afin de permettre au participant de contribuer activement à la production de contenu en temps réel, tandis que VO Event a élaboré un concept événementiel audacieux, véritable traduction du contenu, en un lieu favorisant la cocréation dans tous ses recoins.
- Le projet « Escape Room » mis en place dans une dizaine de pays pour la DG justice sur le thème de la protection des consommateurs. Un modèle de sensibilisation ludique des citoyens aux droits des consommateurs. VO Europe a élaboré en partenariat avec VO Event pour la production et Sign pour le graphisme, une Escape Room inspirée de l’univers de Aleksandra Kingo fondé sur le contraste de couleurs vives pour créer une atmosphère particulière et facilement reconnaissable. L’Escape Room proposait 4 jeux différents pour permettre aux participants de s’approprier des thèmes tels que la sécurité des produits ou bien les packages de voyages… Le design complet de l’Escape Room incitait vraiment à la participation – le mystère était complet et stimulait la curiosité des participants qui vivaient alors une expérience unique leur apportant à la fois l’information, l’appropriation par le jeu et l’approfondissement du sujet grâce aux experts présents.
