Tous les articles du blog par

Un outil de reporting pour renforcer la durabilité des événements par Manon Glauden

03 octobre 2018
Capture

VO Event s’est dotée d’un outil de reporting pour améliorer l’aspect durable des événements que nous organisons. Et ainsi sensibiliser et inciter nos clients, nos prestataires mais aussi nos équipes à exercer davantage leur responsabilité sociétale.

Tout acteur événementiel se doit aujourd’hui de contribuer à améliorer la qualité de ses events en tenant compte des enjeux sociétaux et environnementaux. C’est pourquoi depuis un an, VO façonne un outil de reporting RSE (inspiré par les principes de la norme ISO 20121) pour évaluer les efforts « durables » de chacun de ses events. Et en tirer régulièrement des enseignements pour aller vers des offres de services plus responsables face aux enjeux de société.

 

Comment fonctionne cet outil de reporting ?

Après l’organisation de l’event, un questionnaire est envoyé aux fournisseurs et prestataires. Les questions concernent tous les aspects inhérents à un événement : communication, catering, logistique, lieu, mobilité, etc. Les réponses permettent d’estimer l’impact et le degré d’engagement de chacun, y compris de nos équipes, dans une démarche éthique, économique, sociale, citoyenne et durable.

Toutes les données sont ensuite croisées par la plateforme développée par Sense, partenaire de VO Group.

Cette collecte d’informations est très utile pour 4 raisons :

Responsabiliser nos propres équipes

Le reporting joue un rôle de levier pour créer des réflexes en interne sur le « comment faire mieux » en matière de RSE. Il conduit chacun à se poser les bonnes questions, à se demander ce qu’il a fait ou pas, à réfléchir à ce qui pourrait être amélioré, quels fournisseurs privilégier… Disposer de toutes ces données pour tous les événements, c’est pouvoir les comparer, les actualiser et améliorer nos recommandations pour décrocher les events de demain.

 

Cerner le profil « responsable » d’un fournisseur

Et ainsi l’inciter à toujours faire évoluer son offre de services. Confronter un fournisseur à notre questionnaire peut servir de déclic, d’incitant. Une agence comme la nôtre doit pouvoir se permettre d’exercer ce genre d’influence sur ses prestataires afin de les guider dans la voie d’une économie circulaire, locale et durable.

 

Jauger le profil d’un événement

Le croisement des données – dont certaines chiffrées – recueillies auprès des fournisseurs génère un « portrait » de l’event sous la forme d’un rapport final (coté globalement) et destiné au client. Ce document peut servir par la suite à améliorer des événements récurrents mais aussi être un modèle auquel se référer lors de la création de nouveaux events. Mieux encore, chaque client peut utiliser le « bulletin » de son événement pour attester de son statut de « bon élève » en responsabilité sociétale. Certaines sociétés (de plus de 500 employés) sont d’ailleurs obligées de produire chaque année un rapport extra financier incluant les aspects durables de leurs activités.

 

Conscientiser les clients

Nos clients sont encore peu nombreux à manifester un intérêt à la dimension « durable » de leurs events. Grâce à notre outil de reporting, nous avons l’ambition de les sensibiliser davantage. Pour aller plus loin encore, nous envisageons d’ailleurs de leur proposer systématiquement dans nos recommandations un volet sur la RSE ainsi que des propositions de solutions pour des events plus responsables.

Offrir ce service est pour nous une façon supplémentaire de casser les codes de l’organisation d’événements. De nous positionner comme un acteur responsable et d’assumer notre part de responsabilité dans la lutte contre le gaspillage, la pollution, etc. Clients, fournisseurs, équipes de VO, tous sortiront gagnants et grandis du bon usage de cet outil de reporting RSE. En phase de test jusqu’à la fin 2018, il sera totalement opérationnel en janvier 2019.

Plus d'articles du blog

  • Les démarches mises en place par VO pour réinventer les codes de vos events

    News
  • La technologie, nouvelle réalité augmentée de l’event

    News
  • La communication, fil rouge de l’event, du début à la fin

    Code