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Les 3 règles de base de l’organisation d’un événement par Samira Amor

02 août 2018
méthodologie event

Il y a l’idée d’event. Puis sa réalisation. Grâce à une méthodologie qui, dès le départ, ne laisse absolument rien au hasard et pour laquelle 3 règles de base doivent être respectées par nos chargé(e)s de coordination du projet.

Un petit rien, et tout peut partir en cacahuète. La hantise de tout concepteur d’événements et de ses clients ! Pour s’en prémunir, une seule arme : une méthodologie en béton coulée en, au moins, 3 règles incontournables :

Le travail, tu planifieras

Tout commence bien en amont de l’événement, dès que le chargé de coordination sait de quel délai il dispose et quelles expertises seront nécessaires. Les équipes sont formées, l’événement est découpé en blocs de tâches, les responsabilités réparties (production, budget, relation client), et un planning strict établi. Celui-ci prévoit des réunions chaque semaine entre les équipes et tous les 15 jours avec le client et les chargés de mission. Appliquer une méthodologie implacable est une règle d’or, ne fût-ce que pour rassurer le client, s’adapter à ses attentes, et atteindre un résultat vraiment pro. Une idée super créative mais sans méthodologie, c’est le mur assuré, vous diront nos coordinateurs de projets. Le secret réside en un savant dosage entre raison et folie, comme dans le cinéma ou l’architecture qui se fondent sur les mêmes règles et sont des sources très inspirantes.  

 

Macro et micro, tu superviseras

La coordination implique de jongler entre deux positions : une prise de recul pour avoir une vision hélicoptère macro sur l’évolution du travail mais aussi, une prise directe en permanence avec les différents départements impliqués. Faire le lien entre eux, faire circuler l’info, détecter d’éventuels problèmes est primordial. 

Ainsi c’est agir comme un drone équipé d’une imprimante 3D qui viendrait constamment construire les ponts d’information entre les intervenants là où ils semblent manquer. De nouvelles apps existent et pourraient améliorer la gestion de retroplannings partagés et enrichis de l’expérience de chacun. Une aide d’avenir ?

 

Tout, tu vérifieras

Il faut maîtriser les délais, le travail des équipes, le rapport au client et aux sous-traitants, la com’ avant et après l’événement mais aussi le moindre détail de n’importe quelle facette de l’event lui-même. Avec une avalanche de questions à traduire, jusqu’au dernier moment, en check-list : quelle influence peut avoir la météo le jour J ? Des faits d’actu peuvent-ils gêner l’arrivée des invités ? Le personnel est-il pro et en place ? Le desk d’accueil est-il bien organisé pour éviter toute file interminable ? Et la température dans le lieu, elle est supportable ? La prestation artistique prévue est-elle au point ?... Un inventaire à passer des nuits blanches !

Pour « anticiper le pire », une réunion préalable avec un candide peut aider à débusquer et prévenir la moindre faille de l’événement. Tandis que dans le feu de l’action, en cas de pépin, seule la capacité de réactivité de chacun et du chargé de coordination servira de filet de sécurité.

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