Le client est maître du briefing qui pose les bases d’un événement. À l’agence, ensuite, de tirer le meilleur de cet état des lieux des besoins et souhaits, voire à l’influencer pour aboutir à un event réussi. On vous briefe... sur le briefing idéal.
Le briefing est le socle indispensable sur lequel on bâtit une action de communication événementielle impactante et réussie. Quel que soit l’événement, le briefing peut prendre différentes formes selon les clients :
- un document sommaire ;
- une présentation Powerpoint détaillée ;
- un pitch face à plusieurs représentants d’agences ;
- des meetings en one-to-one avec chaque agence ; etc.
Pour l’agence de communication événementielle il s’agira d’obtenir lors de ce briefing les réponses à toutes les questions essentielles, de la philosophie et de la raison d’être de l’event au budget. Car de toutes les infos recueillies dépendra la qualité de la proposition/recommandation avec laquelle l’agence reviendra vers le client. Chez VO, nous avons élaboré une méthode de travail basée sur plusieurs principes solides pour que le briefing soit le plus efficace possible.
Former un binôme pour chaque briefing
Que le briefing du client soit collectif ou non, nous mandatons généralement un binôme. Un collaborateur expérimenté et un(e) junior pour qu’il/elle profite de cet exercice formateur (nous attachons beaucoup d’importance au capital humain dans l’organisation de nos événements). Le collaborateur aguerri rédigera la recommandation et suivra le dossier de A à Z. Il sera aussi un gage de cohérence et de fidélité dans la relation client et la restitution des informations aux équipes de production. On n’agit pas en ordre dispersé.
Se montrer actif dès le briefing
Qu’on le veuille ou non, le briefing est déjà un moment commercial. Un moment durant lequel l’agence événementielle ne peut jamais être passive. Écouter un pitch en prenant quelques notes ne suffit pas. Il faut être actif, se positionner en posant les bonnes questions et marquer des points.
Ne pas oublier sa check-list
Pour être certain de n’oublier aucune question, le binôme qui assiste au briefing se munit d’un document standard VO, une sorte de « check list » ou d’aide-mémoire des informations indispensables à ramener au terme de cette phase d’information. Parmi celles-ci : pourquoi cet événement ? ; pour quel public cible ? ; quels messages faire passer ? quels résultats attendus ?; quel type de lieu ?... Certaines réponses sont plus difficiles à obtenir, comme le budget pour lequel la nouvelle tendance est de ne plus donner de target ! Chez VO, nous essayons toujours d’obtenir au moins une fourchette approximative. Le niveau de créativité en dépend.
Le rêve ? Réinventer le briefing !
Efficacité, dialogue, proactivité sont les priorités de l’approche VO au départ de tout briefing client. Notre rêve ? Réinventer le briefing ! Concrètement, cela signifierait que l’agence événementielle aurait alors plus un rôle de consultant que de simple exécutant. Nous pourrions ainsi, par exemple, organiser un Lab directement avec le client pour créer de concert les bases de l’event dont il rêve. Tout le monde y gagnerait en temps, en inventivité et en originalité. Car faire la différence, c’est aussi faire évoluer les formes de collaboration et de processus créatif entre agence et client.
