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La communication, fil rouge de l’event, du début à la fin par Fabian Vanhouche

16 août 2018
communication event

Pour réussir un événement, la communication dégaine son efficacité et son sens du teasing. Du « save the date » au « questionnaire de satisfaction » en passant par l’interaction avec les invités durant les festivités, assurez-vous une com’ unique !

Comment communiquer de manière claire et efficace pour rendre son événement sexy et créer l’adhésion du public cible du début à la fin ? Pour nous, la réponse tient en 4 points :

  • une logistique efficace ;
  • un message cohérent ;
  • un suivi des invités avant, pendant et après l’event.
  • un concept unique, décliné de la première invitation à l’after event.

 

La logistique de com’ : une mécanique bien rôdée

Communiquer avec les invités démarre avec un « save the date ». Une seconde invitation les dirigera ensuite vers le site d’inscription de l’événement à proprement parler. Chez VO, on est persuadé que ce canal est l’outil le plus efficace pour réaliser le travail de communication autour de l’event.

Le site d’inscriptions peut en effet se muer en plate-forme polyvalente. Avec toutes les infos pratiques. On peut aussi y publier des quiz qui permettront de personnaliser l’expérience de chaque invité grâce aux préférences renseignées (workshops, food, etc.). Recueillir un maximum d’informations avant l’événement est précieux en termes de logistique pour le jour J. Enfin, le site d’inscription peut aussi se muer après l’événement en espace d’hébergement des vidéos, photos et questionnaires de satisfaction.

 

Un message cohérent et teasé

Côté contenu, tout est possible pour communiquer sur un événement : vidéo, audio, invitations vivantes avec acteurs, comme VO l’a déjà expérimenté. Dans tous les cas, ménager un effet teasing est indispensable. Ne pas tout dévoiler d’un coup permet de faire monter crescendo le désir et favorisera l’adhésion. Le festival Wecandance à Zeebruges est passé maître dans cet art de distiller ses infos par bribes en video teasing.

 

Dialoguer avec les invités pendant et après

Le travail de communication se poursuit aussi durant l’événement. À travers le placement de bornes tactiles, d’écrans qui diffusent des messages. L’expérience digitale va encore un peu plus loin aujourd’hui grâce aux Event apps. Des applications mobiles que l’on peut personnaliser en fonction de l’event, que ce soit en termes de graphisme ou de fonctionnalités. Elles permettent d’être en relation permanente avec les invités. Pour les informer que tel workshop démarre dans X minutes, pour les inviter à laisser leur avis sur tel orateur, ou exprimer leur souhait pour le catering ou encore commander un taxi en un clic ou choisir le prochain morceau de musique qui sera diffusé dans la salle. Ce type d’outil favorise l’interactivité avec les participants et permet aussi d’intervenir en temps réel sur la gestion de l’event et de l’adapter en cours de route.

Autre moment à ne pas négliger en matière de communication : l’après ! Car après un événement, il y en aura d’autres ! Pour garder le contact, il est toujours judicieux de proposer aux invités un after-event en images (photos et vidéos) via le site d’inscription métamorphosé pour l’occasion, de les remercier chaleureusement de leur présence et d’en profiter pour recueillir leurs impressions via un questionnaire de satisfaction. Un feed-back précieux.

 

Ne pas oublier de se renouveler quand on communique

Soyons clair, les clients privilégient l’efficacité à la créativité en matière de communication périphérique à l’événement. Cela n’empêche pas de se renouveler. C’est surtout vrai pour les events B2B, moins orientés grand public ou presse. Ainsi par exemple, la com’ corporate néglige encore trop souvent les approches Instagram, Facebook live et Twitter. Chez VO, ces médias font partie de nos réflexions car nos événements futurs devront toucher les 20-30 ans actuels. De quoi inciter à réviser doucement nos codes, tant en B2B qu’en B2C. Comme quand nous avions accompagné le centre commercial Dockx dans son ouverture qui consistait, entre autres, à faire basculer une communauté digitale, construite en amont, sous le label Dockx le soir de l’event. Ou à Namur, lors d’un teambuilding pour une société et pour laquelle nous avons développé une plate-forme de covoiturage. Cette dimension « smart » est une autre évolution qui fera sans nul doute évoluer les codes de la com’.

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