La réglementation RGPD renforce et balise la protection des données personnelles collectées et traitées par les sociétés. Les événements sont aussi concernés. Pour au moins 4 raisons.
Depuis le 25 mai 2018, la réglementation européenne RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données ; GDPR en anglais) est pleinement en vigueur. Elle oblige toutes les sociétés privées et autorités publiques à renforcer la protection des données personnelles de leurs clients/usagers/employés ainsi que la transparence totale quant à leur traitement et le but poursuivi. VO a bien anticipé l’entrée en vigueur de ce règlement. Depuis des mois, l’agence est engagée dans un trajet de mise en conformité essentiel pour au moins ces 4 raisons.
Pas d’event sans data
À travers son activité événementielle, VO traite une multitude de données personnelles d’invités. Une des obligations réglementaires a été d’établir en priorité un registre de traitement des data. Depuis fin 2017, ce catalogue définit et formalise les catégories de données personnelles traitées par VO et les finalités de chacun des traitements de celles-ci. Outre les données de base qui permettent d’identifier les personnes, l’arrivée du digital et de la technologie dans l’event élargit la notion à d’autres dimensions, au-delà du nom, prénom ou adresse. Via le site d’inscription et lors de l’event, bien d’autres données sont en effet collectées. Car une donnée personnelle n’est pas qu’une ligne de listing, ce sont aussi des photos, des vidéos, des cookies, des préférences sur les réseaux sociaux…
L’obligation d’une transparence totale
La grande nouveauté du RGPD est son exigence de transparence totale vis-à-vis de l’usage qui est fait des données personnelles. Le règlement impose de soumettre aux utilisateurs des chartes de vie privée qui les informent sur la façon dont leurs données sont traitées une fois collectées et le pourquoi de la collecte. Pour que l’invité sache si, au-delà de l’event, le client les utilisera à d’autres fins telles que du marketing direct ou de l’envoi de pubs. Idem pour les images lors d’un événement, quiconque doit savoir que des photos et vidéos sont prises, qu’il a le droit d’y avoir accès et de décider de leur usage voire de leur suppression. La transparence vaut aussi pour l’usage algorithmique de données par un chatbot destiné à personnaliser l’expérience « invité » sur un event.
Un changement de mentalité
Plus aucune société ne peut faire ce qu’elle veut avec des données personnelles et chacun peut exercer ses droits sur celles-ci. Cela fait évoluer la relation entre le client, l’agence et les participants aux événements. L’approche nécessite donc un changement de mentalité et une prise de conscience des équipes auquel le parcours actuel de mise en conformité participe pleinement. À toutes les étapes d’un projet, les données personnelles s’imposent comme un point d’attention désormais prioritaire.
Plus de sécurité
L’adaptation rigoureuse au RGPD va de pair avec un renforcement de la sécurité informatique. Car à côté de la gestion des données, il y a leur protection. En cas de défaillance, la responsabilité du client et de VO est engagée et l’obligation d’informer le consommateur, invités ou personnel devient là aussi absolue. Que des datas personnelles soient altérées, détruites, piratées, victimes d’une cyberattaque, toute personne concernée par ces types de situations doit désormais être systématiquement informée. Pour éviter ce genre de mésaventures, VO a modélisé et mis en place des nouveaux systèmes et mesures techniques/informatiques. Elle a sécurisé son parc ainsi que les transactions et transferts des données à tous les niveaux de la société dont chaque membre doit intégrer l’importance de savoir comment il reçoit, envoie, collecte et fait le bon usage certifié RGPD des données personnelles brassées par son activité.
