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Comment gérer les incentives en mode intensif ? par Arnout Bouckaert

25 octobre 2019
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Printemps et rentrée de septembre sont les deux pics annuels de concentration d’events incentive chez VO. Et quand le même mois, il faut en aligner 7, c’est chaud ! Arnout, membre de l’équipe à la manœuvre des incentives chez VO Event, nous livre ses conseils pour gagner cette course de haies.

Septembre 2019 aura été intense pour l’équipe incentive et Arnout, le junior qui se construit une expérience depuis deux ans chez VO Event. Sept events nationaux et internationaux à gérer en un seul mois ! Dont 4 pour Arnout en solo :

  • un week-end à thématique conceptuelle à Rotterdam pour une société de leasing avec challenges sur mesure dans le centre-ville puis dîner autour du thème « Peaky Blinders » sur un bateau historique aménagé comme hôtel désormais amarré en permanence et où les invités passaient la nuit ;
  • un séminaire de 3 jours à Marche-en-Famenne avec des plages de cohésion d’équipe pour des employés d’une entreprise pharmaceutique ;
  • un incentive doublé d’un teambuiding à Gand demandé par une société de consultance avec event final dans une bâtisse historique de la ville ;
  • un Family Day pour une société d’Interim à Kampenhout dans un parc aménagé sur mesure pour les familles avec toute une série d’attractions.

 

Relever autant de défis à la suite nécessite de l’endurance, de la discipline. Et surtout se fixer des règles…

 

Rester concentré sur les priorités

Pour mener de front quotidiennement la préparation et la réalisation de plusieurs événements à la suite, tout est question d’organisation, feeling et de mental. Vive donc les To Do List. Un autre conseil : aménager son emploi du temps en demi-journée. Le matin entièrement consacré à l’événement le plus proche, l’après-midi dédié aux autres événements en préparation. Avec toujours le réflexe de bien hiérarchiser les priorités et évaluer l’importance de répondre ou pas à certains e-mails et coups de fil.

 

Faire deux types de pause pendant le travail

Celle pour faire le point avec un peu de recul sur l’avancement et garder une vue d’ensemble. Celle pour se détendre et recharger ses batteries, entre partie de tennis de table, promenade, ou pause-café.

 

Se déconnecter totalement dès qu’on a fini sa journée de travail

De retour chez soi, il est important d’appuyer sur le bouton off et faire tout autre chose : lire, regarder une série, faire du vélo... Se déconnecter pour se ressourcer. Enchaîner les incentives est un marathon qui pompe de l’énergie. Sans break, tu casses.

 

Avoir toujours à l’esprit que chaque problème a sa solution

Donc, ne jamais paniquer. Pour cela, il faut aussi veiller à gagner la confiance du client pour pouvoir compter sur sa compréhension, sa capacité à relativiser, si survient un souci. Et en cas de coup vraiment dur, de doutes, de blocages sur un projet, ne jamais hésiter à demander conseil à ses collègues directs.

Quelques commandements qui valent pour la vingtaine d’incentives réalisés chaque année par le département Incentive au sein de VO Event.

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