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« Circular Event Toolkit », notre boîte à outils pour events écoresponsables par Manon Glauden

16 octobre 2019
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En transition depuis plusieurs années, VO passe un nouveau cap. L’agence teste actuellement sa boîte à outils « Circular Event Toolkit » : 8 fiches pour créer un cercle vertueux de réflexes d’économie circulaire chez toutes les parties prenantes de l’organisation d’événements. Mode d’emploi.

Concevoir et partager en open source une boîte à outils pour favoriser la création d’événements de manière « circulaire », tel était le projet de VO Event, en collaboration avec Sense Agency et Emmanuel Mossay. Un projet qui a retenu l’attention de Bruxelles Environnement qui l’a subsidié via le programme Be Circular .

Cette boîte à outils  constitue donc un nouvel instrument qui permet à VO de s’inscrire dans des services encore plus responsables face aux enjeux de société. Elle vient compléter notre outil de reporting RSE et notre système de compensation de l’empreinte carbone.

L’économie circulaire consiste à limiter au maximum la consommation et le gaspillage des matières premières, de l'eau et des sources d'énergie. Bref, à diminuer l’impact sur l’environnement sans toutefois diminuer le bien-être des individus. Pour cela, le système d’utilisation linéaire classique est remplacé par une boucle de réutilisation, de gestion raisonnée, de recyclage.

Avec 77.000 événements organisés chaque année en Belgique, la plupart encore conçus avec des habitudes très linéaires, le secteur de l’événementiel a clairement un rôle à jouer. L’agence est convaincue que son avenir, et celui du secteur passent par la circularité, c’est inévitable. Le défi est bien d’oser bousculer les habitudes. Les solutions proposées par le toolkit ne sont, pour la plupart, pas si complexes ; elles remettent par contre en cause des manières de faire ancrées depuis des années chez les agences, les fournisseurs et les clients.

VO Event a donc pris le défi par les cornes. Et a imaginé une toolbox, en plusieurs étapes.

Un audit de 4 mois

L’agence a analysé ses événements passés. Avec nos project managers, nous avons identifié quels usages ont été faits des ressources et comment le secteur pourrait améliorer ses pratiques dans la perspective d’un effort circulaire.

Une focalisation sur 8 thématiques

Mobilier, décoration, alimentation, lieu, gestion des déchets et consommables, signalétique, give away et goodies, mobilité. Chacun de ces 8 thèmes a été développé sous forme d’une fiche explicative accessible, claire et chiffrée. Une fiche dotée de solutions pour adopter des réflexes circulaires lors de la conception de tout événement.

Implémenter un mode de fonctionnement « circulaire » nécessite une transition. Et ne peut se faire que progressivement. C’est pourquoi chaque fiche se présente sous la forme d’ une échelle de « Lansink » avec des solutions pratiques graduées de la meilleure à la moins pire, l’échelle permet aux project managers de situer leur action et de se fixer des objectifs de progression sur le long terme.

 

Une phase de test, de partage et d’application

Les collaborateurs de VO testent en ce moment la nouvelle boîte à outils. Une phase inévitable avant de la partager avec le grand public. Au-delà de la simple relecture, nous organisons la semaine prochaine un workshop avec toute l’équipe de VO Event et VO Citizen afin de mettre les collaborateurs en situation réelle. Répartis en équipes, ils plancheront durant une après-midi sur un événement fictif reposant sur un vrai briefing (budget, lieu, nombre d’invités, concept…). Objectif : sortir et présenter une recommandation intégrant au maximum l’approche circulaire grâce aux fiches.

Début novembre, VO Event organisera aussi un LAB avec quelques fournisseurs afin de recueillir leurs avis sur leur capacité à répondre aux solutions provenant de l’outil, et donc de proposer des services plus circulaires. Cette transition touche effectivement tout l’écosystème du secteur et VO veut s’assurer que les fournisseurs suivront le mouvement. Et nous testons d’ores et déjà en situation réelle l’usage des fiches sur nos propres événements, y compris à l’international comme sur le Sales Launch de la marque Levi’s  qui aura lieu en décembre à Barcelone.

Le lancement et le partage de la boîte à outils

Notre objectif est de partager la « Circular Event Toolkit » avec tous les autres acteurs du secteur événementiel belge dans l’espoir de le voir évoluer. Ce partage aura lieu en 2020 au cours d’un événement.

Seul l’usage pratique et systématique des fiches permettra aux agences de placer la barre écoresponsable toujours plus haut et aux équipes de se familiariser avec cet aide-mémoire didactique façon « check list ». Signée VO, la précieuse boîte met le cercle vertueux à portée de tout organisateur d’événement.

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