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Annuler un événement ? Chez VO, jamais en 26 ans ! par Benoit Schram

04 septembre 2019
levis francfort

À chaque événement, ses risques et ses aléas. Ces petits grains de sable qui pourraient tout gâcher. Sauf si l’on adopte les bons réflexes et que l’on tient tout particulièrement à l’œil la météo, le lieu et la technique.

De mémoire de project leader, jamais VO Event n’a eu à annuler un événement hormis pour cause de sécurité… nationale. Car pour nous chaque problème a une solution. Et le sauvetage de toute situation repose sur 4 réflexes essentiels :

  • s’appuyer sur l’expertise/l’expérience/l’engagement des équipes ;
  • garder son sang-froid et la maîtrise de ses nerfs face à tout imprévu ;
  • anticiper et s’adapter ;
  • s’entourer de fournisseurs et de prestataires de confiance.

Sauver une situation la veille ou le jour-même d’un événement, repose sur une réaction réfléchie, précise et organisée. But principal : préserver à tout prix le concept et le déroulé de l’événement. Avec souvent en ligne de mire 3 principaux trouble-fête : la météo, le lieu et le matériel défaillant.

 

L’impitoyable météo

 

C’est l’ennemie n°1 et le paramètre sur lequel aucun organisateur d’event n’a d’emprise. Sa gestion se résume donc à anticiper ses effets potentiels pour les contrer ou, du moins, les atténuer.

VO est régulièrement confrontée aux caprices de la météo. Comme quand Walibi s’est un jour retrouvé sous eaux la veille d’un événement de 3.000 personnes. Ou quand 800 invités ont jusqu’à 2 h de retard pour une fête Tractebel à Tours et Taxis, pour cause de paralysie de Bruxelles par la neige. Ou quand, récemment, pour le défilé Levi’s à Paris, en extérieur dans les jardins de Warner Music, il a fallu recourir en un temps record à un prestataire/fournisseur capable de confectionner sur mesure des bâches pour protéger le catwalk et les spectateurs d’une pluie beaucoup plus forte qu’annoncée.

D’où la règle n°1 : toujours prévoir, en amont, le plan B intempéries, pour démarrer serein. Même si parfois, une tornade inopinée viendra vous balancer toutes vos barrières Nadar en contrebas de la Citadelle de Namur comme lors des 20 ans d’Ecolo. Il ne vous reste alors plus qu’à les remonter… sous la drache !

 

Le lieu et ses surprises

La créativité de VO se caractérise notamment par son art de dégotter des endroits inédits, atypiques, décalés pour organiser les événements. Ce choix original génère plus de risques que la traditionnelle salle formatée event.

Les anciens abattoirs de Berlin, choisis voici quelques années par VO pour un event Levi’s, restent un souvenir épique. Face aux accès du lieu découverts complètement murés la veille de l’event, les équipes VO n’ont eu d’autre choix que d’attaquer eux-mêmes ces obstacles à la barre de métal et au marteau piqueur. Avant d’aller colmater, sous un déluge de pluie, le toit percé causant une inondation à pomper d’urgence. 48 heures à l’arrache, mélange de stress, d’efforts, de nuit blanche, pour être tip top à la hauteur.

D’où la règle n°2 : à l’étranger, c’est toujours plus difficile. Il faut donc établir en amont une liste de fournisseurs ou magasins sur place utiles en cas de coup dur : du Brico local aux loueurs de matos.

 

Les caprices de la technique… et des artistes

Les aléas peuvent aussi venir de l’intérieur. Souvent de la technique ou de l’animation de l’événement. Pannes électriques, branchements défectueux, appareils qui tombent en rade…

D’où la règle n°3 : toujours s’entourer des bons fournisseurs et prestataires qui testeront leur matériel par souci d’anticiper les couacs éventuels. Côté artistique, on est plus à la merci du facteur humain. Entre caprices, prestations à recadrer, artistes à rassurer ou à aller chercher in extremis car ils ont oublié.

Il existe bien des façons de sauver un événement d’un éventuel naufrage et VO Event n’en a ce jour aucun à déplorer.

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